Компания должна иметь разветвленную информационную систему, которая делает доступными на расстоянии электронные документы или электронные взаимодействия. Если технологические трубы не наполнены содержанием, то говорить о домашнем офисе бесполезно: человеку все равно придется работать с бумагой и ехать за ней в офис.
Какие операции сегодня может осуществлять из дома, например, сотрудник Cisco - скажем, из отдела продаж? Перечислим лишь несколько пунктов:
- просматривать всю информацию о размещаемых заказах, проблемах с ними, скидках;
- получать детальную информацию о производимых компанией продуктах (более 25 000 модификаций, 15 больших продуктовых семей) ;
- заполнять прогнозы продаж;
- проходить дистанционное обучение в электронной форме;
- заполнять командировочную отчетность и организовать поездку;
- находить любого сотрудника компании по нескольким критериям поиска и связываться с ним или с группой людей примерно 10 разными способами в зависимости от характера передаваемых сведений;
- производить диагностику и обслуживание персонального компьютера;
- связываться с отделом кадров для получения справки;
- закупать офисное оборудование по каталогу;
- прослушивать и просматривать видеосообщение от генерального директора.
Квартира сотрудника должна быть оборудована скоростным доступом в Интернет - или по телефонной линии ADSL, или по кабелю, по все более популярной технологии metro ethernet. Если персональный компьютер подключен к Интернету через публичную Сеть, благодаря технологии криптования данных Virtual private Network (VPN) выстраивается защищенный виртуальный туннель до информационных систем офиса компании. Таким образом, сотрудник подключается к внутренним информационным системам компании, как будто он в офисе, где бы в данную минуту он ни находился - дома, в дороге и даже на борту самолета.
Для полной мобильности даже внутри дома (например, чтобы работать на балконе или в саду) нужно поставить домашнюю беспроводную сеть Wi-Fi стандарта 802. 11b (например, компании Linksys) , которая обеспечит повсеместный доступ к офисным информационным ресурсам отовсюду внутри квартиры, дома или даже из "околоквартирного" пространства. Стоимость такого оборудования меньше $200.
Но, создавая домашний офис, важно помнить, насколько сложно бывает преодолеть психологические барьеры домашней работы: чувство неуверенности, оторванности от рабочего процесса, нехватку общения с коллегами, опасения за карьерное продвижение. Решить эту проблему могут как виртуальные, так и традиционные способы организации труда - от виртуальных конференций и еженедельных отчетов по факсу или электронной почте до периодических собраний и живого общения. Во многих региональных офисах Cisco руководитель офиса периодически рассылает видеопослания, адресованные всем сотрудникам с информацией о ситуации на рынке, внутри компании, о стоящих перед всеми задачах. Распространена и система менторинга, или опекунства, когда сотрудник со стажем (неиерархический руководитель) опекает молодого коллегу, помогая ему или ей преодолеть первый тяжелый период интеграции.
"Что нельзя командовать шепотом, это доказано опытом", - говорил Козьма Прутков. Новые инструменты коммуникаций являются залогом сохранения и поддержания управляемости географически распределенных компаний, нейтрализуя расстояние, которое способно свести любую команду к шепоту.
Как показывает опыт организаций, где перед персоналом поставлены четкие задачи во времени (МВО, management by objectives) или сотрудники ориентированы на выполнение конкретных заданий, исполнение которых легко контролируется, потребности в ограничениях нет - люди сами найдут наилучший способ организации труда и своего времени. В то же время если основным критерием оценки является пребывание на рабочем месте, то ограничения, наверное, будут резонными.
К "пришествию" домашнего офиса должна быть готова кадровая служба организации (обеспечивая соответствующие инструменты оценки и управления работой сотрудников) , дирекция по информационным технологиям (внедряя технологические инструменты домашней работы). Принципиальное решение о его приемлемости для организации - за генеральной дирекцией. Риск - проигрыш в производительности, в уходе сотрудников, в необоснованных расходах на офисные помещения.
Помимо электронной почты в современных корпорациях внедряются инструменты электронной коммуникаций, которые являются ее существенными дополнениями, лишенными ряда ее недостатков. Они позволяют руководству компании держать руку на пульсе и сохранять управляемость на расстоянии:
- унифицированная голосовая почта (проще в использовании и оперативнее для руководителя) , стирающая границы между голосовой и электронной почтой и позволяющая переадресовывать сообщения;
- мгновенная почта - чат типа AOL Instant Messenger или Sametime (мгновенная реакция, почти как телефонный разговор);
- автоматизированное согласование места и времени встречи;
- телеконференции;
- обмен программами и материалами через Интернет или Интранет;
- виртуальный класс;
- видеоконференции;
- видео по заказу, короткие презентации с видеорядом, хранящиеся на внутреннем портале предприятия и доступные по желанию пользователя;
- внутреннее вещание и рассылка видеосообщений на компьютеры сотрудников;
- IP-телевидение (т. е. телевидение, использующее стандарты Интернета для передачи звука и изображения по компьютерным сетям) , поступающее на экран компьютера индивидуального сотрудника.
Какие это имеет практические последствия для современной организации?
Современный офис не должен изначально проектироваться как лабиринт из коридоров и кабинетов. В последних архитектурных решениях, скажем в новом офисе Cisco рядом с лондонским аэропортом Хитроу, кабинеты составляют не более 10% площади, а комнаты для собраний, кафе, места для встреч - более 50%. Все остальное - открытые площади с незакрепленными рабочими местами, которые могут быть зарезервированы через Интранет заранее. Установленный на рабочем месте изначально "анонимный" IP-телефон будет звонить с номером сотрудника в указанные им в своей виртуальной резервации часы (место можно заранее заказать через Интранет) , либо когда в начале дня он сам введет в него свои координаты.
