Какой офис победит?

Домашний офис, удаленный офис, мобильный офис — разные понятия, связанные и по смыслу, и по используемой технике, и по организации работ. Перечисление, как представляется, сделано в порядке роста перспективности. Впрочем, и предпринимателям, и специалистам, лучше составить собственное представление о нынешних тенденциях организации работ вдали от офисных «муравейников».

Основные новации в сфере домашнего офиса происходят не на уровне концепций, а на уровне новых возможностей офисной техники. Если в середине 90-х рынок ответил на появление малых и домашних офисов, к примеру, комбинированными в одном устройстве факсом, копиром и принтером, то в новом веке появилось множество программных и аппаратных средств, способных создать у клиента впечатление, будто вы работаете в кабинете с коммутатором и секретаршей , а не в наспех переоборудованном гараже с телефоном.

Теперь достижения компьютерной телефонии при вложениях меньше $200 позволяют придать домашнему офису видимость большой конторы и существенно повысить производительность труда. Система голосовой почты обеспечит создание нескольких почтовых ящиков — скажем, одного для клиентов, другого для субподрядчиков, а третьего для поставщиков. При этом возможно немедленно отвечать на срочные сообщения, а собеседники будут думать, что у вас — большой офис. Система переключения вызовов может обеспечит соединение с сотрудником и во время отлучек из офиса.

Еще один способ уменьшить число специализированных устройств — купить плату расширения для персонального компьютера, в которой интегрированы телефон с громкоговорителем, система обмена факсимильными сообщениями и система передачи голосовых сообщений. Такая плата поддерживает функции автоматического определения номера, сообщит, кто звонит, до того, как вы поднимете трубку. При использовании соответствующего программного обеспечения она обеспечивает автоматическое соединение определенных абонентов с необходимыми почтовыми ящиками или озвучивает заранее записанные сообщения. Ночью, пока хозяин спит, офис работает, занимаясь автоматической рассылкой факсов и электронной почты.

Вообще еще во времена кооперативного движения стал очевиден тот факт, что производительность некоторых групп сотрудников, скажем программистов, резко возрастает в условиях домашнего офиса, особенно при материальной заинтересованности в конечном результате. Но в настоящее время домашний офис — это рутина.

Напротив телеработа — надомная работа с использованием удаленного доступа посредством интернета до сих пор никак не может стать на ноги — в России, да и в других странах.

Существенной причиной тому является недостаточность управленцев, способных организовывать такие взаимоотношения с работниками и недостаточное осознание руководящим составом всех выгод от такой работы.
Поскольку уровень оплаты труда в провинции в несколько раз ниже, чем в Москве, а профессионалов там не мало, за ту же работу можно заплатить в 2-3 раза меньше без потери качества. К примеру, известный предприниматель Герман Клименко будучи в 2000 году хозяином интернет-каталога List.Ru успел посотрудничать примерно с полсотней удаленно-работающих дизайнеров, каждый из которых обходился зачастую в $100 в месяц, а также множества удаленных сотрудников, составлявших и обслуживавших сам каталог.

Второй положительной чертой является то, что оплата чаще производится за выполненную работу, а не за количество потраченного на нее времени. Если вдруг компании потребовался корпоративный сайт, то совсем не обязательно нанимать себе в офис администратора для него, как правило за $500. Можно с успехом найти работника, который за $100 будет осуществлять управление сайтом, а за отдельную разумную плату сам изготовит его и будет его раскручивать.

Тимофей Бокарев, генеральный директор агентства интернет-рекламы Promo.Ru привел довольно типичный пример, когда удаленная работа компании основана на электронной почте и веб-интерфейсах: «В настоящий момент в моей компании — 35 сотрудников, которые работают в сравнительно дорогом офисе в Москве (расположенном в пределах Садового кольца и с широким каналом в интернет) и 10 сотрудников, работающих удаленно — как в Москве, так и в других городах, так что стоимость их рабочего места состоит только из оплаченного доступа в интернет — в среднем по 1000 руб на сотрудника. Это позволяет агентству использовать труд ведущих дизайнеров и аналитиков из разных городов, а также сохранять неизменным размер арендуемых офисных площадей при расширении компании и увеличении количества и спектра ее услуг».

В девяностые годы под удаленной работой понимали организованный виртуальный офис, в котором строго соблюдаются основные принципы всякого бизнеса для служащих, включая менеджмент, учет, отчетность, и даже обслуживание и меры безопасности труда. Такая практика ныне стагнирует, если не отмирает. Правда, проблемы как лучше наладить контроль за материальными затратами и использованием рабочего времени удаленных работников остаются. Однако большая отвязанность сотрудников — это для работодателя скорее хорошо, чем плохо.

Зарубежный менеджмент весьма интересуется параметром «полной стоимости владения» (TCO — total cost ownership), поскольку стоимость приобретения и эксплуатации даже настольного компьютера в иных организациях за год может вырасти до пятизначной цифры.
Когда американские корпорации стали организовывать удаленные рабочие места своим сотрудникам, то TCO резко возрастало (это происходило по разным причинам, например, даже из-за того, что компьютерные сети не удавалось сделать такими же однородными, как в центральном офисе, и их труднее было модернизировать и обслуживать). Отечественные предприниматели предпочитают использовать парк личных компьютеров своих сотрудников, и о TCO могут не задумываться (и не задумываются).

Для случая, когда пересылки файлов по почте недостаточно, а есть сотрудники, активно передвигающиеся по разным городам с ноутбуком, или просто удаленные сотрудники, которые нужна возможность работы с информационными ресурсами центрального офиса и доступ корпоративную сеть, предназначена технология частных виртуальных сетей (VPN). Это решение, неплохо подходящее, к примеру, для издательского дома и для большинства малых и средних предприятий. Такие сети можно рассматривать как средство безопасной передачи информации через глобальные сети общего пользования. Причем таким образом, что в пределе можно вообще отказаться от офиса, куда нужно каждый день приходить на работу, когда сотрудники работают только с электронными документами и базами данных.

По поводу виртуальных офисов принято обращаться к опыту США в данной сфере. Это не очень корректно, в том смысле, что, в отличие от нашей страны, более 50% североамериканских компаний имеют программы по удаленной работе. Но проводить в российских условиях параллели с опытом Южной Кореи, в которой вся нация работает в режиме ненормированного рабочего времени 6 дней в неделю с двумя неделями оплачиваемого отпуска, еще более бессмысленно.

Посчитаем разумным не опираться многочисленные американские исследования, которые выглядят подозрительно-оптимистичными продуктами рекламы новой экономики. Хотя и они порой побуждают к цитированию, когда, к примеру, в них бывает обнаружено, что у удаленных работников на 35% реже наблюдаются бессонница и другие расстройства сна, а от 70 до 80% телеработников считают, что такая работа помогла им успешнее сочетать работу с частной жизнью.
Однако вслед за Forbes обратимся к примеру, к документу, подготовленному в Стэнфордском университете, который озаглавлен «Исследование социальных следствий интернета». Из него можно сделать два поучительных вывода.

Во-первых, вовсе нет признаков того, что практика удаленной работы расширяется. Более того, есть показания, что этот вид ведения деловой жизни отмирает, несмотря на растущую по экспоненте пропускную способность глобальных сетей.

Во-вторых, значительное число посетителей интернета делают работу на дому в дополнение, а не взамен обычной работы в офисе. При это делается без каких-либо материальных компенсаций.

Сейчас интернет продвинулся в глубинку и России, но пока мало имеется сотрудников в логической цепочки, которая соединит и работодателя, и работника виртуального предприятия умственного труда.
Впрочем, приведем слова Анатолия Левенчука, который много лет выступает одновременно и как работодатель, и как компьютерный евангелист, пропагандирующий новые IT-технологии: «У нас консалтинговая компания (www.techinvestlab.com). Это означает, что нам регулярно нужна особая экспертиза в той или иной области знания. Более того, слишком дорого держать всех экспертов на постоянной работе просто „на всякий случай“. Поэтому сейчас, в XXI веке, мы используем интернет, чтобы быстро обнаружить необходимых нам экспертов (в разных городах и даже странах) и организовать их для работы. С другой стороны, экспертам легче из любой точки через интернет получить доступ к (в том числе и зарубежной) информации, к которой раньше имели доступ только столичные жители.

Так, для недавнего проекта мы использовали экспертизу людей из США, Эстонии, Новосибирска и Москвы. Постановка задачи и приемка результатов были сделаны по Сети, мы взяли на себя задачу интеграции результатов и презентацию результатов заказчику.

Вообще, с распространением ADSL стало возможным полноценно работать, не выходя из дома. У меня офис всего в 7 минутах ходьбы от дома, но мы с моим партнером зачастую оба работаем дома, используя офис только для проведения встреч и совещаний.

В 21 веке удаленная работа получит большое распространение по мере падения цены за трафик и роста арендной платы — многие небольшие совещания можно будет проводить в режиме телеконференций. Ведь отнюдь не для всех работ требуется плотный очный контакт работников. Великие писатели, например, всегда работали с издательствами в таком „удаленном“ режиме и умудрялись создавать бессмертные произведения. Консультантов, например, тоже можно чаще найти в офисах заказчика, чем в офисах своих фирм.

Поэтому я думаю, за удаленной работой — будущее, ежели речь не идет о токарях и часовщиках. Только не нужно думать, что победит домашний офис. Победит мобильный офис — ибо теперь работники смогут прийти к клиенту вместе со своим офисом. Или клиент может встретиться с работником в каком-нибудь кафе, развернув там общий мобильный офис. Мы регулярно работаем с нашими клиентами в кафе, совмещая приятное с полезным. Кофе приносят не секретарши, а девушки из кафе (еще и с пирожными, которых в офисе обычно не бывает), а сотовый телефон и GPRS обеспечивает связь. Для меня и моего партнера практически вся работа давно стала удаленной».

Как оборудовать место для компьютера?
Ведь есть же любители часами смотреть в колодец. Как бы то ни было, расположение монитора не на столешнице, а под ней заметно экономит место. Когда компьютер выключен, а клавиатура задвинута, сидя за стеклянным столом, можно писать, рисовать, завтракать, проводить переговоры, да мало ли что еще!

Каковы перспективы домашних офисов в России?
Домашний офис должен быть оснащен хорошим компьютером, а также подключен к Интернету. Кроме того, понадобятся средства транспортировки крупных файлов. Проблема в том, что трудно остановиться на каком-либо устройстве высокой емкости типа Zip и т. п., поскольку нет единого стандарта таких накопителей. Я, например, пользуюсь съемным винчестером.

Домашний офис-стиль
Хотя комнаты, называемые домашним "убежищем" или рабочим кабинетом, вызывают в воображении образы, весьма отличающиеся от помещений, которые мы называем домашним офисом, они предназначены точно для таких же видов деятельности: персональной бумажной работы, чтения, занятий, уединения, домашних дел, разбора корреспонденции и т.д.

Домашний офис-рабочая площадь
Домашний офис предназначен для концентрации, бумажной работы и уединения, поэтому располагать его по возможности следует в самом тихом месте Вашего дома.

Устраиваем кабинет дома
Красота и уют жилых комнат и кухни, безусловно, важны, но тот, кто работает дома, хорошо знают, как сложно обойтись без специально обустроенного помещения - кабинета.